"Описание материала:

"По­ря­док раз­ме­ще­ния и обес­пе­че­ния со­хран­но­сти до­ку­мен­тов "в ар­хи­вах. " "Во­про­сы, рас­смат­ри­вае­мые в лек­ции: "1. "По­ря­док раз­ме­ще­ния фон­дов в хра­ни­ли­щах ар­хи­вов. "2. "Раз­ме­ще­ние до­ку­мен­тов в хра­ни­ли­щах. То­по­гра­фи­ро­ва­ние. "3. "По­ря­док вы­да­чи дел из хра­ни­ли­ща. " "1.По­ря­док раз­ме­ще­ния фон­дов в хра­ни­ли­щах ар­хи­вов. Раз­ме­ще­ние фон­дов в хра­ни­ли­щах ар­хи­вов – это од­на из ра­бот в ком­плек­се обес­пе­че­ния со­хран­но­сти до­ку­мен­тов. Про­ду­ман­ное раз­ме­ще­ние до­ку­мен­тов по­зво­ля­ет ра­цио­наль­но ис­поль­зо­вать пло­щадь стел­лаж­ных по­лок: со­кра­тить тру­до­вые за­тра­ты на по­иск дел, обес­пе­чить луч­шие ус­ло­вия хра­не­ния наи­бо­лее цен­ной до­ку­мен­та­ции, соз­дать для осо­бо цен­ных и цен­ных дел луч­шие ус­ло­вия в слу­чае не­об­хо­ди­мой эва­куа­ции при воз­ник­но­ве­нии чрез­вы­чай­ных об­стоя­тельств. До­ку­мен­ты ар­хи­ва под­раз­де­ля­ют­ся на до­ку­мен­ты об­ще­го и обо­соб­лен­но­го хра­не­ния, до­ку­мен­ты на бу­маж­ной ос­но­ве и на плен­ке (ки­но­фо­то­до­ку­мен­ты, маг­нит­ные и ви­део­за­пи­си). До­ку­мен­ты об­ще­го и обо­соб­лен­но­го хра­не­ния все­гда раз­ме­ща­ют­ся в раз­ных хра­ни­ли­щах. Раз­дель­но­го хра­не­ния тре­бу­ют так­же до­ку­мен­ты на бу­маж­ной и пле­ноч­ной ос­но­ве. Це­ле­со­об­раз­но иметь от­дель­ные, спе­ци­аль­но обо­ру­до­ван­ные хра­ни­ли­ща для на­уч­но-тех­ни­че­ской и кар­то­гра­фи­че­ской до­ку­мен­та­ции. Это по­зво­ля­ет соз­дать луч­шие ус­ло­вия для со­хран­но­сти та­ких до­ку­мен­тов и бо­лее ра­цио­наль­но ис­поль­зо­вать пло­щадь хра­ни­лищ. Од­на­ко эти до­ку­мен­ты мо­гут раз­ме­щать­ся и с обыч­ны­ми де­ла­ми Осо­бо цен­ные де­ла, с ко­то­рых снят стра­хо­вой фонд, хра­нят­ся в го­су­дар­ст­вен­ных ар­хи­вах обо­соб­лен­но, ино­гда в спе­ци­аль­но по­стро­ен­ных хра­ни­ли­щах. Об­ра­ще­ние к та­ким до­ку­мен­там до­пус­ка­ет­ся в ис­клю­чи­тель­ных слу­ча­ях. Оз­на­ком­ле­ние с со­дер­жа­ни­ем до­ку­мен­тов про­из­во­дит­ся пу­тем вы­да­чи стра­хо­вых ко­пий (фонд поль­зо­ва­ния), ко­то­рые так­же хра­нят­ся от­дель­но от дру­гих до­ку­мен­тов ар­хи­ва на бу­маж­ной ос­но­ве, так как в боль­шин­ст­ве слу­ча­ев ис­пол­не­ны на пле­ноч­ном но­си­те­ле. По­ря­док раз­ме­ще­ния фон­дов в ар­хи­ве оп­ре­де­ля­ет­ся пла­ном (схе­мой), в ко­то­ром ука­зы­ва­ет­ся рас­пре­де­ле­ние фон­дов или ком­плек­сов фон­дов по хра­ни­ли­щам по воз­мож­но­сти с уче­том но­вых по­сту­п­ле­ний до­ку­мен­тов. " "2.Раз­ме­ще­ние до­ку­мен­тов в хра­ни­ли­щах. То­по­гра­фи­ро­ва­ние По­ря­док раз­ме­ще­ния до­ку­мен­тов в го­су­дар­ст­вен­ных и ве­дом­ст­вен­ных ар­хи­вах, не­смот­ря на при­ме­не­ние об­щих прин­ци­пов, раз­ли­ча­ет­ся. Это за­ви­сит от ха­рак­те­ра хра­ни­лищ ( в пер­вых до­ку­мен­ты хра­нят­ся по­сто­ян­но, во вто­рые они по­сту­па­ют для хра­не­ния на раз­ные сро­ки), со­ста­ва хра­ня­щих­ся до­ку­мен­тов (в пер­вых – де­ла толь­ко по­сто­ян­но­го хра­не­ния и мно­го­трас­ле­во­го про­фи­ля, во вто­рых – де­ла раз­ных сро­ков хра­не­ния, как пра­ви­ло, од­но­го или не­сколь­ких уч­ре­ж­де­ний оп­ре­де­лен­ной от­рас­ли), хро­но­ло­ги­че­ских ра­мок до­ку­мен­тов. Все это учи­ты­ва­ет­ся при раз­ме­ще­нии до­ку­мен­тов в гос­ар­хи­вах. До­ку­мен­ты до­со­вет­ско­го и со­вет­ско­го пе­рио­дов (там, где они есть) хра­нят­ся раз­дель­но. И те, и дру­гие ком­плек­сы фон­дов раз­ме­ща­ют­ся в хра­ни­ли­щах в со­от­вет­ст­вии с клас­си­фи­ка­ци­он­ной схе­мой, при­ня­той в ар­хи­ве. час­то в ос­но­ву схе­мы по­ло­жен от­рас­ле­вой прин­цип. На­при­мер, в од­ном хра­ни­ли­ще рас­по­ла­га­ют­ся фон­ды про­мыш­лен­ных пред­при­ятий, в дру­гом – фи­нан­со­вых и кре­дит­ных уч­ре­ж­де­ний, в треть­ем – учеб­ных за­ве­де­ний, уч­ре­ж­де­ний и пред­при­ятий куль­ту­ры и т.д. Та­кое раз­ме­ще­ние воз­мож­но по­то­му, что со­став до­ку­мен­тов гос­ар­хи­вов дос­та­точ­но ста­би­лен. При на­ли­чии сво­бод­ных пло­ща­дей в ар­хи­ве в пла­не раз­ме­ще­ния пре­ду­смат­ри­ва­ет­ся ре­зерв для но­вых по­сту­п­ле­ний до­ку­мен­тов.