Крупные совещания проводятся по плану, который дает возможность секретарю заранее продумать мероприятия по их подготовке.
      Техническое оснащение совещания: стулья, столы (для президиума),  доска, микрофон, трибуна, аптечка с медикаментами и т.д.     Вместе с техническим персоналом секретарь проверяет исправность сетевых розеток, видео- и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров, экранов и т.д.

     Необходимо предусмотреть рабочее место для стенографистки, при необходимости - присутствие переводчика.Организационное обеспечение участников совещания:

·     регистрация;
·     размещение;
·     транспортное обеспечение;
·     питание;
·     культурно-массовые мероприятия;
·     снабжение канцелярскими    принадлежностями;